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Virtual Reality – Die virtuelle Haupt­versammlung nach dem Referentenentwurf des Bundes­justizministeriums

10. Februar 2022

Mit dem "Gesetz über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohneigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie" (COVMG) hatte der Gesetzgeber im Frühjahr 2020 erstmals eine (vorläufige) rechtliche Grundlage für die Durchführung rein virtueller Hauptversammlungen geschaffen. Aufgrund der anhaltenden pandemischen Lage wurde dieses "Notregime" anschließend mit geringen Modifizierungen mehrfach verlängert. Auf dieser Grundlage können die Aktionärstreffen nun schon im dritten Jahr in virtueller Form durchgeführt werden; allerdings läuft das Notregime am 31. August 2022 aus. Das Format der virtuellen Hauptversammlung stieß dabei in der Praxis auf derart große Zustimmung, dass der Wunsch nach einer dauerhaften Regelung immer lauter wurde.

In dieser Hinsicht ist nun ein großer Schritt getan. Das Bundesministerium der Justiz hat am 9. Februar 2022 einen entsprechenden Referentenentwurf veröffentlicht (Entwurf eines Gesetzes zur Einführung virtueller Hauptversammlungen von Aktiengesellschaften[1]), um die Möglichkeit zur Durchführung virtueller Hauptversammlungen dauerhaft im Aktiengesetz (AktG) zu verankern. 

Vor diesem Hintergrund gibt der vorliegende Beitrag einen ersten Überblick über die geplanten (Neu-)Regelungen.

[1] Die im Folgenden angegebenen Seitenzahlen beziehen sich auf diesen Entwurf.

I. Konzeptioneller Ansatz des Referentenentwurfs

Der Referentenentwurf zieht insgesamt ein positives Resümee zu den bisherigen Erfahrungen mit der virtuellen Hauptversammlung und lässt erkennen, dass er das virtuelle Format als grundsätzlich praxistauglich ansieht. Auf dieser Prämisse greift er das bisherige COVID-Notregime strukturell auf und erweitert es – insbesondere mit Blick auf die Ausübung von Aktionärsrechten – erwartungsgemäß an verschiedenen Punkten. Darüber hinaus berücksichtigt er über die Mindestanforderungen des COVMG hinausgehende Standards aus der Praxis (z.B. die Veröffentlichung von Vorstandsreden im Vorfeld der Hauptversammlung, die Möglichkeit zur Einreichung von Videobotschaften), die bislang auf freiwilliger Basis praktiziert wurden und führt diese einem rechtlichen Rahmen zu. Der Entwurf verfolgt dabei – im Einklang mit den Empfehlungen aus Wissenschaft und Praxis – insbesondere das Ziel, Informations- und Entscheidungsprozesse in das Vorfeld der Versammlung zu verlagern und hiermit eine Entzerrung des Ablaufs der Hauptversammlung zu erreichen. 

Die Präsenzversammlung nach § 118 Abs. 1 Satz 1 AktG bleibt nach dem Entwurf (zunächst) die Grundform der Hauptversammlung. Die Abhaltung einer rein virtuellen Versammlung soll jedoch als vollwertige Alternative zur Präsenzversammlung etabliert werden, die im Wege eines opt-in über eine Satzungsgrundlage gewählt werden kann (S. 13 f., 22). Kernstück des Entwurfs ist daher – der in der Systematik an § 118 AktG angelehnte – § 118a AktG-E (S. 3 f.). Danach kann die Satzung vorsehen oder den Vorstand ermächtigen vorzusehen, dass die Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre – also rein virtuell – abgehalten wird (§ 118a Abs. 1 Satz 1 AktG-E). Die fehlende physische Präsenz aller Aktionäre stellt dabei das entscheidende Merkmal dieser Versammlungsform dar. Die Grundlage in der Satzung (Satzungsregelung oder Ermächtigung des Vorstands) soll dabei auf maximal fünf Jahre befristet werden, damit die Aktionäre deren Legitimation und die wesentliche Grundentscheidung über die Art ihrer Beteiligung regelmäßig erneuern müssen (§ 118a Abs. 3 bis 5 AktG-E). 

Um den Gesellschaften die Nutzung des virtuellen Formats nahtlos zu ermöglichen, wird im EGAktG eine Übergangsregelung eingeführt, die den Vorstand ermächtigt, bis zum 31. August 2023 mit Zustimmung des Aufsichtsrats eine virtuelle Hauptversammlung nach Maßgabe der neuen Vorschriften auch ohne Satzungsermächtigung einzuberufen. Hierdurch wird sichergestellt, dass die betroffenen Gesellschaften nach dem Auslaufen des COVMG am 31. August 2022 eine entsprechende Satzungsgrundlage zur Durchführung einer virtuellen Hauptversammlung schaffen können, ohne den "Umweg" über eine Präsenzhauptversammlung in der Saison 2023 nehmen zu müssen.

Erklärtes Ziel des Entwurfs ist es, den Gesellschaften künftig zwei vollwertige Versammlungsformen zur Verfügung zu stellen (S. 15, 21): Einerseits soll dies weiterhin die "klassische" Präsenzhauptversammlung sein, bei welcher der Tag der Versammlung den entscheidenden Zeitpunkt für die Ausübung einer Vielzahl von Aktionärsrechten darstellt und die ggf. um die Möglichkeit der elektronischen Teilnahme (§ 118 Abs. 1 Satz 2 AktG) ergänzt werden kann. Auf der anderen Seite steht die virtuelle Hauptversammlung, bei der die Rechteausübung im Wege elektronischer Kommunikation erfolgt und zum Teil in das Vorfeld der Versammlung verlagert wird. Der Entwurf stellt dabei klar, dass die virtuelle Hauptversammlung keine "Versammlungsform zweiter Klasse" darstellt, sodass über alle Gegenstände Beschluss gefasst werden kann, die auch Gegenstand einer Präsenzveranstaltung sein können, insbesondere also auch aktien- und umwandlungsrechtliche Strukturmaßnahmen.

Von der Fortentwicklung eines Hybridmodells mit Optionen, die über die Online-Teilnahme gemäß § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG hinausgehen, sieht der Entwurf mit Verweis auf eine erhöhte Komplexität, Kostensteigerungen und potentielle Informationsasymmetrien zwischen anwesenden und elektronisch teilnehmenden Aktionären hingegen ab (S. 14). 

II. Das zukünftige Regime der virtuellen Hauptversammlung

Wie einleitend erläutert, knüpft der Referentenentwurf strukturell an das COVID-Notregime an, geht jedoch an verschiedenen Stellen über die dortigen Regelungen hinaus. Die notwendigen Voraussetzungen, unter denen die Versammlung in virtueller Form abgehalten werden kann und mit denen die Aktionärsrechte gewährleistet werden sollen, sind in § 118a Abs. 1 Satz 2 AktG-E festgelegt (ausführlich S. 22 ff.). Darüber hinaus wird mit § 130a AktG-E eine weitere Vorschrift neu eingefügt und werden weitere Regelungen für die Abhaltung von Hauptversammlungen bedarfsgerecht ergänzt. Die Ausgestaltung der Regelungen steht dabei ersichtlich unter dem Einfluss der Entwurfsziele Digitalisierung, Vorverlagerung der (Aktionärs-)Rechteausübung und Entzerrung der Versammlung (S. 14 f.).

Bild- und Tonübertragung: Nach § 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 1 AktG-E hat eine Bild- und Tonübertragung der gesamten Versammlung zu erfolgen. Wie auch nach dem COVMG betrifft dies allerdings allein die Übertragung der Versammlung im Verhältnis zu den Aktionären. Inwieweit die Versammlung darüber hinaus öffentlich übertragen wird, bleibt den Gesellschaften überlassen. 

Elektronische Stimmrechtsausübung: § 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 2 AktG-E sieht vor, dass Aktionäre ihr Stimmrecht im Wege der elektronischen Kommunikation oder durch Vollmachtserteilung ausüben können müssen. Auch das entspricht der Regelung nach dem COVMG.

Antragsrecht der Aktionäre: § 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 AktG-E räumt den Aktionären das Recht ein, Anträge, die keine Gegenanträge nach § 126 AktG sind, im Wege elektronischer Kommunikation in der Versammlung zu stellen. Nach der Begründung des Referentenentwurfs (S. 23 f.) sei es zum Zwecke der Entzerrung der Versammlung sachgerecht, Gegenanträge (und Wahlvorschläge) in das Vorfeld der Versammlung zu verlagern. Die Stellung anderer Anträge, insbesondere Geschäftsordnungsanträge oder solche zur Abwahl des Versammlungsleiters, soll nach der Begründung des Entwurfs jedoch in der Versammlung möglich sein. Problematisch ist hieran, dass – anders als in einer Präsenzhauptversammlung – nur eine verschwindend geringe Anzahl von Aktionären ihr Stimmrecht inder Hauptversammlung ausüben und daher über solche Ad-hoc-Anträge abstimmen wird. Insbesondere die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter üben das Stimmrecht nur auf der Grundlage entsprechender Weisungen aus. Dies kann in einigen Konstellationen dazu führen, dass solche Anträge auf Basis nur sehr weniger Stimmen der (anwesenden) Minderheit Erfolg haben können. Hierin liegt ein erhebliches Missbrauchspotenzial, das der Entwurf im Hinblick auf die Stellung von Gegenanträgen gesehen und durch die Neuregelung des § 126 Abs. 4 AktG-E gelöst, an dieser Stelle jedoch nicht berücksichtigt hat (vgl. dazu noch unten). Im Hinblick auf § 118 Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 AktG-E besteht daher Nachbesserungsbedarf. 

Auskunftsrecht der Aktionäre: Die vierte Voraussetzung zur Abhaltung einer virtuellen Hauptversammlung ist nach § 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 4 AktG-E die Gewährleistung eines Auskunftsrechts der Aktionäre nach § 131 AktG im Wege der elektronischen Kommunikation. Damit wird eines der wesentlichsten Aktionärsrechte im Vergleich zu § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 COVMG erweitert. Dieser gewährt derzeit lediglich ein Fragerecht der Aktionäre, welches dem Auskunftsrecht nach § 131 AktG wegen des Vorstandsermessens im Hinblick auf die Art und Weise der Fragenbeantwortung nicht völlig gleichsteht. Korrespondierend werden für die virtuelle Hauptversammlung in § 131 AktG die neuen Absätze 1a bis 1d eingefügt. Die Regelung in Abs. 1a gibt dem Vorstand die Möglichkeit, in der Einberufung festzulegen, dass Fragen der Aktionäre bis spätestens vier Tage vor der Versammlung eingereicht werden müssen. Gegenüber dem derzeit geltenden COVID-Regime stellt dies eine Verlängerung der Vorbereitungszeit für die Gesellschaften von einem auf vier Tage dar. Dies beruht insbesondere auf den Erkenntnissen aus den virtuellen Hauptversammlungen auf Basis des COVMG, dass die Qualität der Antworten der Verwaltung mit zunehmender Vorbereitungszeit steigt. Der Umfang der Einreichung von Fragen kann in der Einberufung beschränkt werden (vgl. Abs. 1b). Im Lichte der beabsichtigten Versammlungsentzerrung ist auch die Reglung des Abs. 1c zu betrachten. Danach hat die Gesellschaft fristgerecht eingereichte Fragen bereits vor der Versammlung allen Aktionären zugänglich zu machen. Eine vollständige Vorverlagerung findet jedoch nicht statt, da Abs. 1d denjenigen Aktionären, die vorab nach Abs. 1a Satz 1 Fragen eingereicht haben, in der Versammlung ein Nachfragerecht zu den dort gegebenen Antworten einräumt. Erstmalige oder gänzlich neue Fragen wird es im Falle der Vorabeinreichung von Fragen in der virtuellen Hauptversammlung jedoch nicht geben. Allerdings dürften Abgrenzungsschwierigkeiten hier vorprogrammiert sein. Zudem stellt der Entwurf klar, dass Beschränkungen dieses Nachfragerechts auf Grundlage des § 131 Abs. 2 Satz 2 AktG möglich sind, sodass es keiner zusätzlichen Regelung bedarf. § 131 Abs. 5 Satz 2 AktG-E sieht schließlich vor, dass es dem elektronisch zugeschalteten Aktionär auch im Wege der elektronischen Kommunikation möglich sein muss, die Aufnahme einer Auskunftsverweigerung in die Niederschrift zu verlangen. 

Bericht des Vorstands: § 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 5 AktG-E normiert eine Neuerung zur bisherigen Systematik der (Präsenz-)Hauptversammlung. Nach der Vorschrift ist der Bericht des Vorstands oder dessen wesentlicher Inhalt den Aktionären bis spätestens sechs Tage vor der Versammlung zugänglich zu machen. Hiermit wird die bisherige Praxis vieler Gesellschaften aufgegriffen, die eine solche Veröffentlichung bislang auf freiwilliger Basis vornahmen. Die Regelung korrespondiert zudem mit der zuvor beschriebenen Ausweitung der Zeitspanne für die Fragenbeantwortung und der entsprechenden Frist für die Anmeldung von Redebeiträgen (siehe unten). Den Aktionären soll durch die frühzeitige Veröffentlichung des Vorstandsberichts insbesondere die Möglichkeit gegeben werden, spezifische Fragen zu dessen Inhalt noch fristgerecht stellen zu können. 

Stellungnahmen der Aktionäre: Auch § 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 6 AktG-E greift die bisherige Vorgehensweise der Praxis auf und schafft über den Verweis auf § 130a Abs. 1 bis 3 und 8 AktG-E ein Recht für die Aktionäre, Stellungnahmen im Wege der elektronischen Kommunikation (z.B. in Textform oder per Videobotschaft) bis spätestens vier Tage vor der Versammlung an die Gesellschaft zu übermitteln, die allen Aktionären zugänglich zu machen sind. Hierdurch soll das Rederecht teilweise in das Vorfeld der Hauptversammlung verlagert und die Hauptversammlung weiter entzerrt werden. Der neue § 130a AktG-E (vgl. S. 31 ff.) regelt das Recht zur Stellungnahme der Aktionäre sowie deren Redemöglichkeit (dazu sogleich) und passt die Rechte an die Besonderheiten der virtuellen Versammlung an. 

Redemöglichkeit: § 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 7 AktG-E räumt den Aktionären über den Verweis auf § 130a Abs. 4 bis 8 AktG-E eine Redemöglichkeit in der Versammlung im Wege der Videokommunikation ein. Ein solches "Live-Rederecht" ist von Gesellschaften bislang nur ganz vereinzelt gewährt worden. Damit soll die Interaktion zwischen Aktionären und Verwaltung in der Hauptversammlung verbessert und sichergestellt werden, dass eine direkte Ansprache der Aktionäre an die Verwaltung auch in der virtuellen Hauptversammlung möglich bleibt und nicht der Eindruck entsteht, der Ablauf virtueller Hauptversammlungen stünde von Beginn an fest. Um diese Redemöglichkeit wahrzunehmen, ist eine spezielle Anmeldung erforderlich, die spätestens vier Tage vor der Versammlung zu erfolgen hat. Gleichzeitig stellt der Entwurf ebenfalls klar, dass das Recht auch in der virtuellen Hauptversammlung nicht uferlos gilt. So kann die Gesellschaft einen angemessenen Gesamtzeitraum und eine angemessene Anzahl der Redebeiträge festlegen und die Anmeldung von Redebeiträgen auf ordnungsgemäß zur Versammlung angemeldete Aktionäre beschränken. Auch dürfen Fragen und Nachfragen nach § 131 AktG nicht in einem Redebeitrag gestellt werden. Auf diese Weise soll sichergestellt werden, dass die Gesellschaften vor dem Hintergrund steigender Teilnehmerzahlen einen rechtssicheren Rahmen haben, innerhalb dessen sie die Redemöglichkeit auf der Versammlung praxistauglich handhaben können. Zudem stellt der Entwurf klar, dass Beschränkungen des Rederechts auf Basis des bereits vorhandenen § 131 Abs. 2 Satz 2 AktG vorgenommen werden können. Die Redemöglichkeit aus § 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 7 AktG-E und die Möglichkeit zur Stellungnahme aus § 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 6 AktG-E schließen sich nicht aus. Der Aktionär hat vielmehr die Wahl, welche seiner Rechte er wahrnehmen will, wobei auch eine kumulative Ausübung möglich ist.

Elektronische Widerspruchsmöglichkeit: Den Aktionären muss gemäß § 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 8 AktG-E – wie nach dem COVMG – eine Widerspruchsmöglichkeit gegen Hauptversammlungsbeschlüsse im Wege der elektronischen Kommunikation eingeräumt werden. Der Widerspruch muss während der Versammlung eingelegt werden. 

Anwesende Personen: Gemäß § 118a Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 bis 3 AktG-E ist die physische Anwesenheit der Mitglieder des Vorstands, des Aufsichtsrats (vorbehaltlich einer Satzungsregelung gemäß § 118 Abs. 3 Satz 2 AktG) und des Versammlungsleiters erforderlich. Ebenfalls erforderlich ist die physische Anwesenheit des Notars. Dies stellt § 130 Abs. 1a AktG-E sowohl für die virtuelle als auch für die Präsenzhauptversammlung klar. Die Stimmrechtsvertreter können gemäß § 118a Abs. 2 Satz 2 AktG-E anwesend sein. Insoweit folgt der Entwurf der bisherigen Handhabung in der Praxis. 

Gegenanträge: § 126 Abs. 4 AktG-E greift die von der Praxis entwickelte Fiktionslösung auf, die in einer Revision auch Eingang in das COVMG gefunden hatte, und erweitert sie. Danach gelten (Gegen-)Anträge von Aktionären de lege ferenda ab dem Zeitpunkt der Zugänglichmachung nach § 126 Abs. 1 bis 3 AktG als gestellt. Neu ist die Verpflichtung, dass ab diesem Zeitpunkt auch eine Abstimmung über solche Anträge möglich sein und die Gesellschaft sie in ihr elektronisches Abstimmungssystem einstellen muss (vgl. S. 29). Dies entspricht der bisherigen Praxis, die hierfür die sog. "Buchstaben-Anträge" vorsieht. Mit der Neuregelung weicht der Referentenentwurf von dem zweistufigen Verfahren für Präsenzhauptversammlungen ab, wonach über einen Antrag in der Versammlung nur dann abgestimmt wird, wenn er auch in der Versammlung selbst gestellt wird. Im Gegenteil wird für virtuelle Versammlungen der Grundsatz etabliert, dass Gegenanträge in der Versammlung nicht mehr gestellt werden können. Durch diese Regelung will der Gesetzgeber verhindern, dass sich andernfalls bei spontan gestellten Anträgen Minderheiten in Mehrheiten verwandeln. Wie oben erwähnt besteht diese Gefahr nun allerdings bei Anträgen zur Geschäftsordnung, die nach dem Referentenentwurf auch in der Versammlung möglich sein sollen.

Anfechtungsrecht: Die Anpassungen § 243 Abs. 3 AktG sollen vor allem sicherstellen, dass die Gesellschaften nicht aus Sorge vor technischen Problemen von der Abhaltung virtueller Hauptversammlungen absehen. Der Entwurf stellt in dieser Hinsicht insbesondere klar, dass eine technische Störung generell keinen Anfechtungsgrund mehr darstellen soll, da ein solches Risiko der Form der virtuellen Hauptversammlung immanent ist. Etwas anderes gilt nur dann, wenn der Gesellschaft grobe Fahrlässigkeit oder Vorsatz vorzuwerfen ist. Im Übrigen bleibt es bei dem Anfechtungsregime, das auch für Beschlüsse gilt, die in Präsenzhauptversammlungen gefasst werden. Gegenüber dem derzeit geltenden COVID-Regime liegt hierin eine – erwartete – Stärkung des Anfechtungsrechts, das im Hinblick auf die Gewährleistung des Teilnahmerechts durch § 1 Abs. 7 COVMG weitgehend auf eine Anfechtung von vorsätzlichen Verstößen beschränkt war.

Über die beschriebenen Aspekte hinaus enthält der Referentenentwurf zudem eine Vielzahl an Einzelregelungen mit klarstellenden Aspekten zur virtuellen Hauptversammlung. Das betrifft beispielsweise Regelungen zum Ort der Versammlung (§ 121 Abs. 4b AktG-E), zur Führung des Teilnehmerverzeichnisses (§ 129 Abs. 1 Satz 3 AktG-E) sowie Folgeänderungen bei den Nichtigkeitsgründen und der Anfechtungsbefugnis.

III. Fazit und Ausblick

Die Regelungen des Referentenentwurfs stellen sich in der Gesamtschau als gelungen dar. Auf der einen Seite werden die praktischen Erfahrungen der pandemiebedingt virtuell durchgeführten Hauptversammlungen aufgegriffen und in den entsprechenden Regelungen berücksichtigt. Gleichzeitig verliert der Entwurf die Aktionärsrechte nicht aus dem Blick. Kleinere Unstimmigkeiten wie die problematische Regelung in § 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 AktG-E können noch im Gesetzgebungsverfahren behoben werden. 

Mit Blick auf die Übergangsregelung im EGAktG ist zu erwarten, dass eine Vielzahl von Gesellschaften vermutlich nicht mehr zur Präsenzhauptversammlung zurückkehren wird. Die virtuelle Hauptversammlung dürfte somit zeitnah zur "Virtual Reality" werden. Bei den Unternehmen wird dies sicherlich auf Zustimmung stoßen.

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